Como uma empresa de logística perdeu horas por dia com Excel

Uma empresa de logística com 15 colaboradores gastava 3 horas por dia a gerir leads e operações em Excel. Informação perdida entre departamentos, leads esquecidos, zero visibilidade sobre o estado de cada oportunidade. A equipa sabia que algo tinha de mudar — mas não sabia por onde começar.

O problema real

O Excel é excelente para muitas coisas. Gestão de leads e operações numa equipa de 15 pessoas não é uma delas. Cada vendedor tinha a sua folha, cada departamento o seu ficheiro, e ninguém tinha uma visão completa do que se passava. Resultado: leads caíam entre as rachas, informação era duplicada, e decisões eram tomadas com base em palpites.

O que mudámos

Construímos um sistema interno com pipeline visual, onde cada lead tem um estado claro (novo, em contacto, proposta enviada, fechado). Notificações automáticas avisam a equipa quando um lead fica parado há mais de 48h. Dashboards mostram em tempo real quantos leads estão ativos, qual o tempo médio de resposta, e quem está a tratar de quê.

O resultado

Tempo de resposta a leads reduziu 70%. A equipa passou a tratar mais 40% de leads por mês. Zero leads perdidos entre departamentos. E o mais importante: a empresa escalou sem precisar de contratar mais pessoas para gerir o processo.

A pergunta que fica

Se a sua equipa ainda gere operações em Excel, quanto tempo e dinheiro está a perder por dia? Cada tarefa manual que repete é margem que está a deixar na mesa.